Collegamento Pos e registratori, primo cerchietto rosso sul 20 aprile

Gli esercenti che utilizzano i registratori telematici o la procedura web “Documento Commerciale on line” per certificare i corrispettivi hanno tempo fino a lunedì prossimo, 20 aprile, per comunicarne il collegamento con gli strumenti di pagamento elettronico già in uso o attivati tra il 1° e il 31 gennaio 2026. Il collegamento è obbligatorio da quest’anno e si fa una volta sola, salvo successive variazioni (ad esempio, l’attivazione di un nuovo Pos), che il negoziante sarà tenuto a comunicare.

Per i Pos attivati da febbraio in poi, la prima associazione o per eventuali variazioni, invece, l’abbinamento dovrà avvenire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità dello strumento di pagamento elettronico e, comunque, entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Ad esempio, un Pos attivato a marzo 2026 dovrà essere collegato tra il 6 e il 31 maggio 2026.

Il quadro normativo
Dal 1° gennaio 2026, la legge di bilancio 2025 ha reso obbligatorio per gli esercenti delle attività di vendita al dettaglio (e assimilate) collegare gli strumenti con cui memorizzano i corrispettivi (registratori telematici e procedura “Documento Commerciale online”) ai dispositivi con cui accettano i pagamenti elettronici (Pos fisici e virtuali). L’introduzione dell’obbligo di comunicazione rappresenta la più recente tappa del processo di digitalizzazione dei corrispettivi e ha l’obiettivo, attraverso un semplice adempimento informatico, di garantire la coerenza dei pagamenti e la tracciabilità delle transazioni. Gli esercenti dovranno verificare tempestivamente i Pos in uso, la correttezza delle attività svolte e inviare la comunicazione tramite il portale dell’Agenzia delle entrate.

L’obbligo discende dalle modifiche apportate all’articolo 2, comma 3, del Dlgs n. 127/2015, dalla legge di bilancio 2025 (articolo 1, commi 74-77, legge n. 207/2024), secondo cui la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi devono avvenire tramite strumenti tecnologici idonei a garantire l’inalterabilità e la sicurezza dei dati e la piena integrazione tra il processo di registrazione del corrispettivo e quello del pagamento elettronico. Le modalità operative sono state definite dal provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate del 31 ottobre 2025, che a seguito del confronto con le associazioni di categoria, non prevede un collegamento fisico ma l’utilizzo di un servizio online ad hoc sul sito dell’Agenzia.

Gli strumenti di pagamento elettronico che devono essere collegati sono ogni strumento hardware (dispositivo fisico) e software (piattaforme online, App e analoghe), mediante i quali l’esercente incassa elettronicamente i corrispettivi dai clienti.

In cosa consiste il collegamento Pos–Rt
Il collegamento non richiede modifiche hardware né integrazioni tecniche tra Pos e registratore telematico: esso consiste nell’abbinamento virtuale tra la matricola del registratore telematico (già censito in anagrafe tributaria) e i dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico di cui l’esercente risulta già titolare. Per realizzare il collegamento è sufficiente accedere al portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle entrate, tramite Spid, Cie, Cns o credenziali rilasciate dall’Agenzia e utilizzare la funzione “Gestione collegamenti”.

Per semplificare ulteriormente l’operazione, il sistema propone all’esercente l’elenco degli strumenti di pagamento elettronico di cui risulta titolare, già comunicati dagli operatori finanziari. Se la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri non sono effettuate tramite un registratore telematico, ma utilizzando la procedura web dell’Agenzia (“Documento Commerciale on line”), il collegamento può essere realizzato tramite lo stesso servizio.  

L’operazione di collegamento tra gli strumenti va effettuata solo una volta e ripetuta solo in caso di variazioni successive, ad esempio in caso di attivazione di un nuovo Pos o disattivazione di uno precedentemente registrato.

L’Agenzia delle entrate ha pubblicato una guida esplicativa per operatori e intermediari contenente le indicazioni, anche attraverso schemi e tabelle, per effettuare il collegamento. Insieme alla guida, nell’apposita pagina dedicata al Collegamento Pos-Rt, sono disponibili i suggerimenti pratici nei casi di più punti vendita, il manuale operativo per il collegamento Pos-Rt e le faq, con le risposte alle domande più frequenti.

Chi è tenuto all’adempimento
Devono fare il collegamento i soggetti che utilizzano un registratore di cassa telematico o la procedura web “Documento Commerciale on line” per la certificazione dei corrispettivi incassati mediante uno strumento di pagamento elettronico.

Sono, invece, esclusi:

• i corrispettivi certificati mediante distributori automatici (cosiddette “vending machine”)
• quelli relativi alla cessione di carburante
• quelli relativi alle operazioni di ricarica dei veicoli elettrici
• in generale i corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica (ad esempio, la vendita di tabacchi e generi di monopolio, le vendite a distanza, ecc.).

Può accadere che il Pos venga utilizzato per operazioni miste, alcune soggette a certificazione dei corrispettivi, altre no. In tali casi, se lo stesso Pos è utilizzato anche solo occasionalmente per operazioni soggette a certificazione, il collegamento resta comunque obbligatorio. Se, invece, il Pos è dedicato esclusivamente a operazioni esonerate, può essere dichiarato come tale e non collegato, ma non potrà essere utilizzato neppure occasionalmente per operazioni certificate. Se l’esercente sceglie volontariamente di emettere documento commerciale anche per le operazioni esonerate, i Pos utilizzati devono essere collegati. L’obbligo non sussiste quando tutti i corrispettivi sono certificati esclusivamente tramite fattura.

Sul perimetro dell’adempimento, l’Agenzia ha fornito ulteriori indicazioni: in particolare, segnaliamo la risposta a interpello n. 44 del 2026, che ha fornito chiarimenti a una società che gestisce delle attività ricreative (bowling, sala giochi, sala carambole e ping pong) insieme svolge all’attività di bar e ristorante.